Офис-менеджер
Офис-менеджер
Описание вакансии
Обязанности:
- открывать и закрывать офис в установленное время; распределять телефонные звонки; организовывать приёмы посетителей; подготавливать офисные мероприятия (совещания, заседания, конференции); координировать трудовую деятельность офисных работников; оперативно руководить персоналом; осуществлять контроль текущего делопроизводства; осуществлять функцию составления писем, приказов, протоколов, совещаний, контролировать материальное обеспечение деятельности офиса, включая канцтовары и другие расходные материалы, оргтехнику, обеспечение служащих питанием и питьевой водой и т. д.
- Опыт работы офисного управления или административной поддержки не менее 1 года.
- Отличные навыки коммуникации и умение эффективно общаться с сотрудниками на всех уровнях.
- ● Умение слушать и решать проблемы, возникающие в офисе.
- ● Ведение письменной корреспонденции с государственными и международными партнерами, донорскими организациями;
- ● Высокая организованность и умение управлять несколькими задачами одновременно.
- ● Способность планировать и управлять ресурсами офиса.
- ● Умение разрабатывать и следить за графиком работ.
- ● Умение решать логистические вопросы
- ● Опыт работы с офисными программами, такими как Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) или аналогичными.
- ● Знание программы управления проектами для отслеживания задач и мониторинга прогресса проекта (например, Trello, Jira и т.д.).
- ● Способность эффективно работать в команде с разными участниками коллектива.
- ● Готовность помогать коллегам и делиться информацией.
- ● Высокая степень ответственности за выполнение своих обязанностей.
- ● Надежность и пунктуальность в соблюдении сроков и правил работы.
- ● Способность анализировать сложные ситуации и принимать решения, опираясь на логическое мышление.
- ● Умение быстро реагировать на изменения и решать проблемы, возникающие в работе офиса.
- ● Понимание основных аспектов офисной деятельности, включая управление документами, организацию рабочих мест и поддержку офисных систем.
- ● Умение работать с бухгалтерской отчетностью
- ● Умение осуществления закупки
Навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Ведение соцсетей
- Хозяйственное обеспечение мероприятий
- Деловая переписка
- Тревел-поддержка
- Документооборот
- Деловое общение
- Взаимодействие с курьерскими службами
- 1С: Документооборот
- Хранение документов
- Организация корпоративных мероприятий
- Электронный документооборот
- Хозяйственное обеспечение офиса
- Первичная бухгалтерская документация
- Оформление командировок