Секретарь-делопроизводитель

Секретарь-делопроизводитель в УК выполняет функции администратора, документоведа и помощника руководителя, обеспечивая бесперебойную работу офиса и взаимодействие с жильцами.

Обязанности:

1. Прием и обработка обращений жильцов

• Прием звонков, электронных и письменных обращений от собственников.

• Регистрация заявок в ЭДО или журнале учета.

• Перенаправление обращений соответствующим специалистам (аварийная служба, бухгалтерия, юрист и т. д.).

• Контроль сроков исполнения заявок.

2. Документооборот и делопроизводство

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

• Подготовка проектов приказов, писем, уведомлений.

• Ведение архива документов (протоколы совещаний и личного приема).

• Оформление справок по запросам жильцов (о состоянии лицевого счета, отсутствии задолженности и т. д.).

3. Организационная поддержка работы офиса

• Встреча посетителей, консультирование по общим вопросам.

• Заказ канцелярии и хозяйственных товаров.

• Подготовка помещений для совещаний.

• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой.

4. Поддержка работы руководителя и сотрудников

• Ведение календаря встреч руководства.

• Организация собраний, оповещение участников.

• Подготовка материалов для совещаний (отчеты, презентации).

5. Подготовка графиков дежурств

6. Взаимодействие с подрядчиками и контролирующими органами

• Фиксация заявок от подрядных организаций.

• Подготовка документов для проверок (ГЖИ, Роспотребнадзор).

7. Информационная поддержка жильцов

• Размещение объявлений в подъездах, на сайте и в соцсетях УК.

• Информирование о плановых отключениях воды, собраниях и т. д.

Требования к секретарю УК:

• Опыт работы в сфере ЖКХ (желательно).

• Знание основ делопроизводства.

• Умение работать с офисной техникой (ПК, принтер, сканер, факс).

• Грамотная устная и письменная речь.

• Внимательность, стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Секретарь в УК — это "лицо компании", от его работы зависит имидж организации и удовлетворенность жильцов.

Условия работы: в офисе УК, 5/2