Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции;
Обеспечение участие руководства и сотрудников в совещаниях, конференциях и подготовка материалов к ним;
Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов;
Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях;
Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри;
Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам;
Контроль исполнения документов;
Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
Прием от структурных подразделений / регистрация/ осуществление отправки исходящей корреспонденции;
Прием всех поступающих звонков, распределение по назначению в соответствии с установленным порядком;
Взаимодействие со смежными структурными подразделениями в рамках своих компетенций;
Организация текущего хранения документов;
Помощь отделу бухгалтерии: запрос недостающей документации у поставщиков/подрядчиков;
Организация подписания документов;
Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса, заказ канцелярии, воды и т.д;
Работа с курьерскими службами и почтой РФ;
Выполнение иных оперативных поручений руководителя.
Требования:
Высшее или среднее образование (законченное) желательно;
Опыт работы Секретарем-делопроизводителем, офис менеджером от 1 года;
Владение стандартными программами MS Office; хорошее знание принципов документооборота и движения документов (протоколы, договоры, приказы, акты, счета, счета-фактуры, письма, поручения, требования);
Наличие опыта работы в системе электронного документооборота;
Навыки системного подхода в выполнении поручений (организованность, приоритет и контроль исполнения) обязательны;
Навыки подготовки документов к архивному хранению;