Секретарь-референт
Секретарь-референт
станица Холмская, Элеваторная улица, 2
Описание вакансии
Обязанности:
- Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции;
- Обеспечение участие руководства и сотрудников в совещаниях, конференциях и подготовка материалов к ним;
- Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов;
- Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях;
- Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри;
- Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам;
- Контроль исполнения документов;
- Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- Прием от структурных подразделений / регистрация/ осуществление отправки исходящей корреспонденции;
- Прием всех поступающих звонков, распределение по назначению в соответствии с установленным порядком;
- Взаимодействие со смежными структурными подразделениями в рамках своих компетенций;
- Организация текущего хранения документов;
- Помощь отделу бухгалтерии: запрос недостающей документации у поставщиков/подрядчиков;
- Организация подписания документов;
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса, заказ канцелярии, воды и т.д;
- Работа с курьерскими службами и почтой РФ;
- Выполнение иных оперативных поручений руководителя.
- Высшее или среднее образование (законченное) желательно;
- Опыт работы Секретарем-делопроизводителем, офис менеджером от 1 года;
- Владение стандартными программами MS Office; хорошее знание принципов документооборота и движения документов (протоколы, договоры, приказы, акты, счета, счета-фактуры, письма, поручения, требования);
- Наличие опыта работы в системе электронного документооборота;
- Навыки системного подхода в выполнении поручений (организованность, приоритет и контроль исполнения) обязательны;
- Навыки подготовки документов к архивному хранению;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Оформление по ТК РФ;
- График работы: пн - пт с 08:00 до 17:00.
- Корпоративная связь
Навыки
- Бумажный документооборот
- исполнение поручений руководителя
- Электронный документооборот
- Работа с оргтехникой
- Деловая переписка
- Исполнение личных поручений руководителя
- Прием и распределение телефонных звонков
- регистрация документации
- Организация движения и учета документов