Личный помощник руководителя

Мы - технологичная развивающаяся группа компаний с упором в цифровую трансформацию, предоставляющий услуги в сфере оценки соответствия и сертификации.

В рамках развития и расширения компании мы открываем вакансию Личного помощника с совмещением задач секретаря в офис, расположенный в одной из башен Москва-Сити.

Наш идеальный кандидат готов к развитию, может и хочет улучшать процессы, проактивно предлагает решения и видит возможности.

Ключевые задачи:

1. Организационная поддержка

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, напоминания, координация расписания
• Организация и контроль деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов
• Подготовка и обработка документов: договоры, письма, отчёты, презентации
• Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от имени руководителя
• Организация и сопровождение совещаний: составление повестки, протоколирование, контроль исполнения поручений

2. Административные задачи

• Контроль входящей и исходящей корреспонденции
• Ведение базы контактов и поддержание актуальности информации
• Работа с конфиденциальной информацией
• Организация корпоративных мероприятий и встреч с партнёрами
• Встреча гостей компании и заказ пропусков

3. Информационная поддержка

• Сбор и анализ информации для руководителя (справки, аналитика, мониторинг новостей по отрасли)
• Подготовка кратких справок и резюме по запросу руководителя
• Ведение архива документов и обеспечение их быстрого поиска

4. Личные поручения

• Выполнение личных поручений руководителя (заказ товаров, организация личных встреч, решение бытовых вопросов)
• Оперативная закупка чая, кофе, сигар, цветов
• Контроль исполнения порученных задач третьими лицами
• Поддержка family офиса

5. Взаимодействие с сотрудниками и внешними партнёрами

• Координация работы между отделами и внешними контрагентами
• Передача поручений, контроль сроков и качества их исполнения
• Представление интересов руководителя во внутренних и внешних коммуникациях

6. Финансовый контроль (по согласованию)

• Подготовка и контроль отчётности по командировочным и представительским расходах
• Ведение учёта расходов и подготовка отчетов для руководителя
  

Что для нас важно:

• Образование высшее, незаконченное высшее
• Опыт работы офис-менеджером/секретарем/личным помощником от 1 года
• Опыт ведения делопроизводства
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, офисное ПО, в т.ч. видео-конференции, мессенджеры, почта, AI-инструменты)

• Дискретность и ответственность

• Высокий уровень самоорганизации

• Грамотная устная и письменная речь

• Умение работать в режиме многозадачности

• Стрессоустойчивость и инициативность

• Опыт работы в государственных учреждениях будет плюсом

Что мы предлагаем:

• Трудоустройство по ТК РФ
• Белую заработную плату в рынке
• Опыт работы в инновационном проекте-лидере
• Реальную возможность профессионального роста
• Адекватное руководство и гибкость в решении многих вопросов
• График работы, 5/2 с 9.00 до 18:00 ч, готовность работать в ненормированном графике

​Ждем ваших откликов!

Обязательно обсудим все детали на собеседовании.