Секретарь на ресепшен – администратор офиса
Секретарь на ресепшен – администратор офиса
Москва, Калужско-Рижская линия, метро Калужская
Метро: БеляевоОписание вакансии
Обязанности:
- Приём и диспетчеризация поступающих телефонных звонков, фиксация и передача сообщений исполнителям о поступивших звонках;
- Приём, обработка и контроль сообщений электронной почты;
- Ведение документооборота: входящая (включая электронную почту), исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы по основной деятельности в электронном виде и на бумажных носителях. Регистрация, учет, ведение реестров, составление сопроводительных писем, сканирование и копирование, брошюровка и архивирование внутреннего документооборота;
- Заказ пропусков в офис для посетителей и автотранспорта;
- Организация отправки и получения корреспонденции в почтовых отделениях Почты России (в том числе работа с личным кабинетом) и посредством курьерских компаний (КСЕ, Достависта);
- Приём посетителей, подготовка переговорной комнаты для проведения встречи;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, мебели и иного офисного оборудования. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Обеспечение порядка и чистоты в офисе, контроль клининга;
- Сопровождение мелкого ремонта офисных помещений, обслуживания и ремонта кулеров, кофе машин, кондиционеров, и прочих бытовых приборов;
- Сопровождение договоров аренды помещений, курьерских услуг, корпоративной связи и иных договоров в рамках административно – хозяйственной деятельности в части своевременной оплаты оказанных услуг/поставленных товаров и контроля закрытия актами/товарными накладными;
- Организация чая/кофе, сопровождение корпоративных мероприятий;
- Поддержка переездов во вновь арендуемые офисы;
- Заказ сувенирной, полиграфической и печатной продукции (визитки, листовки, брошюры).
- Стаж работы не менее 1 года на аналогичной должности;
- Отличное владение правилами русского языка и навыками делового общения;
- Грамотная речь, письмо и умение излагать свои мысли;
- Знание основ делопроизводства;
- ПК - уверенный пользователь;
- Знание программ MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook;
- Знание оргтехники;
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Официальное оформление по ТК РФ;
- График работы: с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00;
- Испытательный срок 3 месяца;
- ДМС;
- Обучаем и помогаем адаптироваться новому сотруднику;
- Офис в пяти минутах пешком от м. Калужская и в 10 минутах от БКЛ Воронцовскя.
Навыки
- Документооборот
- Делопроизводство
- Деловой этикет
- Обеспечение жизнедеятельности офиса