Офис-менеджер

Рекламно-производственная Компания «INTELLIGENCE» - полносервисное коммуникационное агентство.

Мы энергичные и дисциплинированные профессионалы, владеющие уникальным практическим опытом и теоретическими знаниями.

Основными нашими клиентами являются представители розничного сетевого бизнеса: магазины товаров для детей, аптечные сети, книжные супермаркеты, магазины спортивных товаров, автозапчастей, электроники, косметики, ювелирных украшений.

Основные направления деятельности:

• Производство наружной рекламы;
• Широкоформатная печать;
• Комплексное оформление retail в России;
• Производство POSM;
• Креатив и дизайн.

Кто нам нужен:

Офис-менеджер

Задачи, которые нужно выполнять:

- Заказывать канцтоваров, расходные материалы, мебель и многое другое, что имеет отношение к обеспечению офиса;

- Работать с первичной бухгалтерской документацией (собирать и обрабатывать первичные документы для сдачи в бухгалтерию, контролировать возврат документов от поставщиков и заказчиков (по спискам);

- Маршрутизировать отправления: координировать и контролировать выполнения заказов как штатным курьером, так и сторонними курьерскими службами;

- Вести деловую корреспонденцию и деловую переписку, организовывать почтовые отправления;

- Распределять звонки, а также почту с общего ящика;

- Встреча посетителей;

- Помогать клиентскому отделу;

- Оформлять и заполнять пропуска, доверенности, заявки, анкеты и другие бланки;

- Организовывать праздники и другие корпоративных мероприятий;

- Обеспечивать чистоту и порядок в двух офисах (второй удаленно) с помощью штатной уборщицы;

- Вести отчетность (табель учета рабочего времени, отчет по доставкам, маршрутные листы)

- Вести списки, таблицы, чаты;

- Оказывать travel-поддержку сотрудникам в командировках: покупать билеты, авиабилеты, подбирать жильё, обеспечивать связь при необходимости;

- Выполнять поручения руководства

- Работать с оргтехникой: контролировать выдачу и учет необходимой техники для сотрудников;

- «Вести» новых сотрудников: подготавливать рабочие места, заказывать пропуска, обеспечивать необходимой техникой, канцтоварами, добавлять во все программы и чаты. Обратное – при увольнении;

- Работать с тендерными площадками, и подготавливать необходимую документацию, предоставлять доступы сотрудникам;

-Ведение коммуникацию с сотрудниками на корпоративном портале: поздравления, анонсы новых сотрудников и другие важные сообщения;

- Контролировать состояние офисного оборудования и организовывать его ремонта при необходимости;

- Взаимодействовать с представителями арендодателя по вопросам документов, пропусков и другим организационным вопросам;

Эта работа для тебя, если ТЫ:

- Ответственный, аккуратный, внимательный, пунктуальный, коммуникабельный;

- Имеешь позитивное мышление, чувство юмора и супер организаторские способности;

- Умеешь самостоятельно принимать решения;

- Умеешь не только слушать, но и слышать;

- Знаешь что такое Word, Excel, сводная таблица, Outlook и Bitrix24. Знание 1С будет преимуществом;

- Умеешь разобраться в неизвестных тебе вопросах.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной компании;
• Высокоэффективную крутую команду коллег, нацеленных на результат (поддержим, обучим, поможем);
• Перспективу роста в компании;
• График работы: будни с 9:00 до 18:00;
• Работа в уютном офисе (территориально г. Зеленоград);
• Оплата труда : фиксированная часть
• Оформление по ТК РФ;
  

Что для нас важно?

На первом месте - твоя мотивация, готовность много работать и не бояться разбираться в новом.

Если считаешь, что справишься с задачами - напиши нам сопроводительное письмо (расскажи о своих достижениях)!