Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Организация документооборота:

• Прием, регистрация, распределение и отправка входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение деловой переписки, подготовка проектов писем и других документов.
• Обеспечение сохранности документов и организация их архивации.
• Актуализация данных в архиве личных документов сотрудников, техники и др.
• Поддержание актуальности в учредительных документах (сроки).
• Работа с электронной базой документов.
• Работа с электронным документооборотом.

• 2. Работа с документами:

• Участие в подготовке проектов документов.
• Подготовка документов к архивному хранению.

• 3. Административные и организационные задачи:

• Организация работы офиса и обеспечение его всем необходимым для работы (канцелярские товары, оргтехника и т.п.).
• Приобретение билетов для командировок руководства, регистрация на выставках и др.
• Встреча посетителей и обеспечение их всем необходимым.
• Организация работы с курьерскими службами.
• Выполнение иных поручений руководства, связанных с организацией работы (чай/кофе, брошюровка документации, сканирование, копирование и т.п.).

• 4. Взаимодействие с другими подразделениями и сотрудниками:

• Взаимодействие с внешними организациями по вопросам, связанным с документами и корреспонденцией.

• 5. Аренда

• Инвентаризация по наличию документов по крупным арендаторам.
• Проверка и контроль начислений для всех арендаторов (сверка соответствия: начисление=договор).
• Составление отчетности по наличию долгов, отчетности по договорам и срокам. Работа в Excel и 1С.
• Контроль за оплатой арендных платежей и коммунальных услуг арендаторов.
• Работа с арендаторами напрямую посредством эл.почты, АТС, порталов, в случае возникновения задолженности по оплате КУ/АП.

• Высшее образование.
• Понимание документации, связанной с коммерческой недвижимостью.
• Систематизация входящей и исходящей документации.
• Основы делопроизводства, деловой этикет, ПК - уверенный пользователь (офисные программы, интернет), знание оргтехники.
• Аккуратность, грамотная устная и письменная речь, ответственность, исполнительность, обучаемость, умение работать с большим объемом информации.
• Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач; четко и быстро выполнять поручения.
• Знание программы 1С - как преимущество

• Рабочий день с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.
• Заработная плата 80 000 руб., возможность карьерного роста.
• Испытательный срок 1 - 2 месяца.
• Свободный дресс-код.
• Перспектива роста и развития.