Бизнес-ассистент (секретарь), г. Иркутск

Обязанности:

• Участие в совещаниях руководителей с участием ГД и оформлять протоколы
  Поддержка Генерального директора в операционной деятельности: организация встреч, планирование графика, подготовка документов;
  Контроль выполнения задач и поручений руководителя, напоминание о дедлайнах;
  Подготовка отчетов, презентаций и аналитических материалов;
  Взаимодействие с подрядчиками, партнерами и внутренними командами;
  Выполнять поручения руководителя, находящихся в сфере личных компетенций;
  Сопровождать руководителя в его поездках по активам;
  и еще про организацию командировок и оформление логистики и отелейорганизация чартерных и вертолётных рейсов для руководства Обществ;
• приобретение, возврат, обмен жд и авиа билетов для Руководителя;
• учёт билетов, составление реестров и отчётности по использованию авиабилетов;
• бронирование гостиниц;
• планировать и оптимизировать рабочий график руководителя;
• организовывать рабочие и частные поездки руководителя с выбором оптимального варианта затрат и логистики перемещений;
• организовывать встречи и приёмы посетителей руководителя, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников компании;
• организовывать совещания, переговоры;
• подготавливать информационные материалы, презентации, аналитические справки и отчёты для эффективной работы руководителя;
• выполнять поручения руководителя, находящихся в сфере личных компетенций;
• оформлять финансовые отчёты;
• выставлять от имени руководителя поручения работникам структурных подразделений и контролировать их выполнение;
• составлять протоколы совещаний, контролировать за исполнением задач по итогам совещаний, в том числе совещаний высшего руководства;
• принимать документы на подпись руководителю, проверять их оформление.

Задачи:

• составлять расписание начальника, планировать встречи, конференции и командировки;
• работать с документами: отвечать на письма, готовить отчёты, договоры и презентации;
• налаживать коммуникацию с коллегами и партнёрами: координировать внутренние встречи, вести деловую переписку, общаться с клиентами и партнёрами;
• решать оперативные задачи: организовывать корпоративные мероприятия, решать проблемы с поставками или бронировать поездки;
• вести административные дела: координировать работу офиса, заказывать канцтовары, организовывать корпоративы и праздники, закупать всё необходимое.

Требования:

• Опыт работы в 3 - 6 лет;
• Уверенное владение ПК;
• Умение работать с большим объемом информации;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Личные качества: коммуникативные навыки, ответственность, работа на результат;
• Знание ТК РФ
• ЗУП, ГДП, ДОК, ПУ-6, КОНТУР, Microsoft Office.

Условия:

• * Официальное трудоустройство;
• * Выплата заработной платы своевременно, 2 раза в месяц на карту.
• * Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• * Компенсация проезда к месту проведения отпуска и обратно в соответствии с ТК РФ;
• * Материальная помощь в особых условиях;
• * Премии за выслугу лет (через два года работы в компании);

Место работы:

• АО Горнорудная компания «Западная» Представительство г. Иркутск
• Иркутская область, г. Иркутск