Помощник/ассистент руководителя

Управление календарем и графиком руководителя:

• Планирование, координация и контроль графика встреч, совещаний, мероприятий.

• Оптимизация рабочего времени руководителя, приоритизация задач.

• Своевременное информирование руководителя о предстоящих событиях.

• Контроль соблюдения графика.

Организация совещаний и встреч:

• Полный цикл подготовки совещаний (внутренних и внешних): бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка повестки дня, необходимых материалов.

• Организация встреч с партнерами, клиентами, представителями органов власти.

• Настройка и обеспечение работы ВКС (Видеоконференцсвязи).

Документооборот и деловая переписка:

• Работа в системе электронного документооборота (СЭД) "СД Практика": регистрация, контроль исполнения, маршрутизация входящих и исходящих документов.

• Подготовка проектов писем, служебных записок, приказов, презентаций и других документов по поручению руководителя.

• Ведение архива электронных и бумажных документов.

Взаимодействие с внешними структурами:

• Организация оперативного и четкого взаимодействия с Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Татарстан (МСХиП РТ) и другими государственными органами по поручению руководителя.

Организация командировок:

• Полная организация деловых поездок руководителя: бронирование авиа/жд билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных документов.

• Подготовка необходимых материалов для командировок.

• Контроль расходов по командировкам, подготовка документов для бухгалтерии.

Организация участия в выставках и мероприятиях:

• Координация участия компании в выставках (включая "Агроволга", "Kazan Digital Week" и др.).

• Организация графика руководителя и сотрудников на выставке.

Участие в совещаниях и протоколирование:

• Участие в совещаниях под руководством директора.

• Фиксация ключевых решений, поручений, дискуссий.

• Своевременная подготовка и рассылка протоколов совещаний (при необходимости).

• Контроль исполнения поручений, вынесенных на совещаниях.

Общая административная поддержка:

• Обработка входящих звонков и корреспонденции (электронной и бумажной), первичный анализ и фильтрация информации.

• Выполнение разовых поручений руководителя.

Образование: Высшее образование.

Опыт работы: Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем или на аналогичной позиции не менее 3 лет.

Профессиональные навыки (Hard Skills):

• Обязательно: Свободное владение ПК: продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook - на уровне подготовки сложных документов, таблиц, презентаций, управления почтой и календарями).

• Обязательно: Опыт работы в системе электронного документооборота (СЭД) "СД Практика" (или готовность к быстрому обучению).

• Обязательно: Навыки организации онлайн-мероприятий и работы с системами ВКС (Яндекс Телемост).

• Опыт организации командировок (бронирование билетов, отелей).

• Опыт организации участия в выставках/конференциях.

• Навыки протоколирования совещаний.

• Знание основ делопроизводства и документооборота.