Специалист-администратор документооборота (с функциями секретаря)

Группа НЛМК — лидирующий международный производитель высококачественной стальной продукции с вертикально-интегрированной моделью бизнеса. Добыча сырья и производство стали сосредоточены в низкозатратных регионах, изготовление готовой продукции осуществляется в непосредственной близости от основных потребителей в России, Северной Америке и странах ЕС.

Чем предстоит заниматься:

• Работа в проектной роли администратора:
• 1. Организация коммуникаций в проекте: контроль дедлайнов по задачам проекта (в т.ч. контроль исполнения поручений Топ-менеджмента);
• Контроль исполнения поручений менеджера проекта членами рабочей группы;
• Организация совещаний – подбор времени, формирование повестки, подготовка материалов к рассмотрению, приглашение участников, протоколирование итогов;
• Организация приёма делегаций поставщиков и иных партнёров; o информирование членов рабочей группы и заинтересованных сторон о важных аспектах проекта, изменениях и пр.;
• Взаимодействие со смежными подразделениями, поставщиками и пр. по организационным и административным вопросам;
• 2. Управление документооборотом в проекте: согласование документов проекта (тех. заданий, проектной продукции, тех. предложений поставщиков, тендерной документации и пр.) с заинтересованными сторонами через эл. почту и систему электронного документооборота;
• Составление официальных писем, нормоконтроль, регистрация, отправка;
• регистрация, учет и архивирование важной корреспонденции и документации проекта;
• Актуализация данных в имеющихся базах данных / ИСУП, подготовка отчётов и справок;
• Контроль заключения соглашений и договоров.
• 3. Подготовка презентаций: оформление презентаций для представления статуса и итогов проработки Топ-менеджменту на основании шаблонов и данных от других членов команды;
• Проверка формулировок на наличие опечаток, грамматических и прочих ошибок, внутренних противоречий.
• 4. Сопровождение деятельности руководителя: ведение календаря активностей и встреч;
• Оформление командировок, в т.ч. приобретение авиа и ж/д билетов, организация трансфера, бронирование гостиниц.

Для нас важно:

• Навыки визуализации сложной технической информации на профессиональном уровне;
• Навыки ведения деловой переписки, грамотная речь; o уверенный пользователь ПК (Outlook, Word, Excel, Power Point, Visio);
• Опыт работы в системах электронного документооборота. Приветствуется: o знания и опыт в проектной деятельности (FEL, PMBoK);
• Навыки эффективного тайм-менеджмента;
• Опыт работы в аналогичной должности.

Работа в группе НЛМК- это

• График работы 5/2;

• Работа в международной сталелитейной компании с активами в России, США и странах Европы, с развитыми корпоративными ценностями и стандартами;

• Уникальные технологические и инновационные проекты;

• Открытая корпоративная культура для новых идей и предложений (Банк идей);

• Высокие стандарты безопасности труда и культуры производства;

• Программа бесплатных консультаций юриста, эксперта по здоровому образу жизни, психолога и финансового советника;

• Возможности для саморазвития и обучения – собственный Корпоративный и технологический университет, электронные библиотеки МИФ, Альпина Диджитал, участие в конференциях, развитие наставничества, содействие в повышении квалификации, программы профессионального и карьерного развития, изучение иностранного языка по специальным условиям для сотрудников компании.

• Оформление по ТК РФ, ежегодная индексация заработной платы, прозрачная система премирования;

• Корпоративные льготы: корпоративная сотовая связь, летние путёвки для детей, новогодние детские подарки, программы лояльности от партнеров, корпоративная дотация на питание, материальная поддержка сотрудников в различных жизненных ситуациях;

• Спортивные и культурные мероприятия (спортивные игры, день металлурга, юбилейные даты общества, Новый год);

• Программы заботы о здоровье: (страхование от НС и профессиональных заболеваний, диспансеризация, вакцинация);

• Программы поощрения сотрудников (конкурсы Лучший по профессии, молодой лидер, мастер года).