Секретарь руководителя

Обязанности:

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.

Приём и обработка корреспонденции. Секретарь передаёт её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведение делопроизводства. Секретарь выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации.

Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Организация телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения её содержания.

По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

Требования:

Образование: высшее профессиональное или среднее профессиональное.

Опыт работы с документами и знают основы их оформления и регистрации.

Умение планировать время руководителя.