Помощник руководителя

Хабаровск, улица Муравьёва-Амурского, 2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

1. 1. Осуществлять руководство работниками секретариата; планировать работу в подразделении;
  2. Координировать работу должностных лиц секретариата с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на секретариат функций; распределять обязанности между должностными лицами секретариата в соответствии с их должностными инструкциями;
  3. Обеспечивать соблюдение должностными лицами секретариата обеспечения трудовой дисциплины;
  4. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности секретариата, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
  5. Осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации; оказывать организационную и методическую помощь;
  6. Обеспечивать контроль над своевременностью приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;
  7. Обеспечивать совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами;
  8. Принимать участие в разработке мер по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.
  9. Разрабатывать номенклатуру дел организации;
  10. Разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела (Положения секретариате, об архиве организации, об экспертной комиссии организации);
  11. Осуществлять руководство работой архива организации;
  12. Инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
  13. Контролировать своевременность поступления в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством.
  14. Осуществлять руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
  15. Осуществлять руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  16. Осуществлять проведение работ по экспертизе практической ценности архивных документов.
  17. Контролировать своевременность комплектации и передачи образующихся в деятельности организации документов на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации.
  18. Подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.
  19. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
  20. Контролировать соблюдение режима, требований к архивному помещению; правил противопожарной защиты в помещении архива.
  21. Вести протоколы совещаний.
  22. Вести табеля учета рабочего времени дирекции и секретариата АО «АП».
  23. Своевременно готовить продление и ДС к договорам по хозяйственной части, ГПХ уборщиц, ГПХ на время отпуска основного работника.
  24. Осуществлять контроль за исполнением поручений генерального директора (управляющего директора) (приказов, распоряжений, входящих документов с пометкой контроль).
  25. Ежегодное составление бюджета (по секретариату).
  26. Ежемесячное предоставление плана ДДС (по секретариату)
  27. Сбор и хранение документов по служебным расследованиям и проверкам.
  28. Принятие поступающей корреспонденции для руководителей.
  29. Проверка правильности оформления документов.
  30. Ведение регистрации входящих факсимильных и электронных документов.
  31. Регистрация исходящих документов генерального директора и отправка по факсу или электронной почтой.
  32. Организация проведения телефонных переговоров, запись необходимой информации и доведения ее до генерального директора (управляющего директора).
  33. Организация совещаний, оповещение участников совещаний.
  34. Организация приема посетителей, обеспечение программы встреч делегаций и размещение в гостинице, организация буфетного обслуживания делегаций, составление отчетной документации.