Офис-менеджер

Уральск, улица Григория Потанина, 8

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Компании и подразделений;
Организовывает телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержания;
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством Компании (оповещает участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрацию);
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
Организовывает прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
Неукоснительно выполняет указания, распоряжения и поручения непосредственного руководителя;
Принимает участие в ведении кадрового делопроизводства в Компании;
Участвует в формировании и ведении личных дел работников, готовит проекты изменений и дополнений, связанные с трудовой деятельностью.
Совместно с HR Менеджером принимает участие во внесении информации о количественном и качественном составе работников и его движении в банк данных о персонале Компании, следит за его своевременным обновлением и пополнением;