Специалист 2 категории (делопроизводитель)
Специалист 2 категории (делопроизводитель)
Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, 20
Описание вакансии
Обязанности:
- копирование и сканирование документов, отправка и получение корреспонденции по электронной почте и по факсу;
- взаимодействие с почтовыми отделениями и курьерскими службами по вопросам отправки и получения заказной корреспонденции, бандеролей, посылок, экспресс доставки;
- обеспечение оформление отправок корреспонденции в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, осуществление контроля за доставкой отправленной корреспонденции;
- запрос у контрагентов входящих номеров на отправленные исходящие письма Общества;
- обеспечение регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений Общества в системе электронного документооборота (СЭД);
- осуществление регистрации внутренних протоколов совещаний под председательством генерального директора Общества в СЭД и внесение в СЭД протокольных поручений и их рассылка исполнителям;
- формирование дела с исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности Общества;
- ведение срокового, текущего и предупредительного контроля, осуществление проверки исполнения документов (входящие документы, организационно-распорядительные документы и служебные записки) и поручений генерального директора Общества;
- обеспечение актуализации справочной информации об организациях-корреспондентах, их руководстве и представителях;
- работа с информацией, составляющей коммерческую тайну, с конфиденциальной информацией Общества, принятие меры по недопущению разглашения такой информации;
- осуществление вычитки и редактирования исходящих и внутренних документов для обеспечения графического и лексического единообразия, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера;
- бронирование гостиничных номеров для проживания командированных работников;
- заказ билетов (электронные билеты) для проезда к месту командировки и обратно;
- принятие участие в ведении архива Общества;
- взаимодействие с контрагентами по вопросам предоставления первичных отчетных документов по договорам, относящимся к компетенции отдела.
- высшее образование (предпочтительнее делопроизводство, архивоведение, журналистика, филология);
-
приветствуется опыт работы делопроизводителем в строительной сфере;
- приветствуется дополнительное обучение (повышение квалификации) по программам порядка обращения с коммерческой тайной и персональным данным;
- знание программ: СЭД «ДЕЛО», 1С Документооборот, MS Office, Консультант+;
- личные качества: аккуратность, внимательность, пунктуальность, педантичность, исполнительность, ответственность, организованность и внимание к деталям, грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность, компьютерная грамотность.
- декретная ставка;
- график работы: пн-пт с 09:00 до 18:00;
- срок испытания 3 месяца;
- место работы: г. Санкт-Петербург, Аптекарская набережная, дом 20, лит. А, БЦ "Авеню"
- предоставление полного пакета ДМС после окончания срока испытания.
- возможность профессионального и карьерного роста.
Навыки
- Внутренняя документация
- Исходящая документация
- Электронный документооборот
- регистрация документации
- Архивирование
- Делопроизводство
- Документооборот