Бизнес-ассистент

Административная поддержка:

Ведение календаря

Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц

Контроль сотрудников, выполнение ими задач в поставленные дедлайны

Взаимодействие с партнерами, клиентами и подрядчиками по бизнес-задачам

Проведение и контроль платежей подрядчикам и сотрудникам, ведение личного бюджета, подготовка ежемесячных отчетов о тратах

Ведение документации семьи: инструкции, чек листы, база знаний

Работа с руководителем за рамками офиса:

Организация поездок: планирование путешествий, бронирование билетов, оформление страховок, виз, организация трансферов

Организация досуга семьи: бронирование ресторанов, билетов и прочее, где требуется

Организация небольших мероприятий

Прочие поручения, касающиеся жизни семьи и работников family office

Требования:

Опыт работы персональным ассистентом от 1 года необходим. Релевантный бизнес-опыт.

Возможность постоянного присутствия онлайн, офлайн желательно присутствие в Санкт-Петербурге

Возможность работать удаленно в часовом поясе

Большой практический опыт работы с облачными Saas-инструментами планирования и трекинга задач (Google Docs, Google Calendar, Trello и т.п.)

Владение AI инструментами - ChatGPT, Perplexity и другие на высоком уровне. Умение правильного составления и реализации промтов.

Понимание орг. Структур, желание видеть рынок на кончиках пальцев

Английский — не ниже уровня B1 (Intermediate)

Ожидаемые личные качества:

Бескомпромиссная внимательность к деталям

Высокая скорость действий. Быстрый ум и реакция

Безупречная грамотность и отличное владение русским литературным языком

Умение работать в режиме многозадачности — грамотно расставлять приоритеты, переключаться и планировать дедлайны

Энергичность и позитивный настрой, желание развиваться

Условия:

Удалённая работа с редкими оффлайн-задачами

График 5/2 (но будут и срочные задачи в выходные дни и вечернее время)

Поддержка и наставничество со стороны руководителя

Ключевые навыки:

Организация деловых поездок

Административная поддержка руководителя

Исполнение личных поручений руководителя

Организаторские навыки

Организация деловых встреч

Административный процесс

Английский — B1 — Средне-продвинутый