Секретарь

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя филиала.

Принимает поступающую на рассмотрение директора филиала корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Осуществляет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя филиала. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора филиала.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору филиала на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организовывает проведение телефонных переговоров директора филиала, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению директора филиала составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет работу с информацией, поступающей на электронные адреса филиала.

Оформляет распоряжения по выездам работников для исполнения функциональных обязанностей.

Регистрирует почтовую простую и заказную корреспонденцию, ценные письма, поступающие в адрес филиала.

Подготавливает исходящую корреспонденцию для отправки почтовой связью.