Стажер помощник / ассистент руководителя в издательство детской литературы

Трансмедиа издательство Поэзис приглашает на оплачиваемую двухмесячную стажировку (с возможностью трудоустройства в штат с сентября) молодых специалистов, недавних выпускников вузов и студентов (магистрантов) старших курсов.

Строго Москва, желательно, чтобы дорога до офиса (10 м. пешком от м. Семёновская) занимала не более 30 мин.

Об издательстве

Молодое издательство «ТМ издательство Поэзис» является одной из организаций, реализующих проект «Детская школа искусств онлайн, ДШИ.онлайн». Задача проекта – эстетическое просвещение и художественное образование детей и подростков вне учреждений допобразования, в любом месте и в любое время – при помощи трансмедийных комплексов (ТМК, см. https://dshi-online.ru/tmk). В ТМК которые входят бумажные пособия для творческого развития и эстетического воспитания, интегрированные с онлайн образовательными и просветительскими сервисами с поддержкой педагогами (статьи в блоге, курсы, мастер-классы, боты, конкурсы, творческие марафоны и другие активности в соцмедиа и проч.), а также расходные материалы и инструменты.

Акцент в проекте сделан на помощь через творчество детям и подросткам, находящимся в особой ситуации и не имеющим возможности посещать обычные школы искусств – проходящим лечение, проживающим в неблагополучных семьях, находящимся в кризисных зонах или за рубежом и т.д. Поэтому ТМК поставляются, в основном, оптом и юридическим лицам – в больницы и санатории, семейные центры соцобеспечения, лагеря отдыха и т.д.

Функционал

• Оформление договоров: заполнение типовых форм договоров с физическими и юридическими лицами, согласование текста с руководителем, контроль подписания через ЭДО или в бумажном виде, отправка контрагенту, внесение в реестр договоров и в архив, заполнение в Битрикс24 задач и критических дат по договорам и мониторинг их выполнения.
• Помощь руководителю в ведении финансовых дел: отслеживание совместно с главным бухгалтером графика платежей по договорам с физическими и юридическими лицами, сбор данных для смет и отчетов.
• Организационная помощь руководителю: ведение графика руководителя и отслеживание распорядка дня в соответствии с задачами в Битрикс24 и информацией из входящей и исходящей корреспонденции, звонков и электронных сообщений, поиск информации в интернете, заказ курьеров для получения/отправки документов, организация командировок (билеты и проживание), выполнение других поручений руководителя.
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, телефонных звонков (виртуальная АТС, можно работать со своего мобильного, затраты компенсируются) и электронных сообщений. Подготовка и отправка писем, прозвон для подтверждения получения, данных по входящему номеру и об исполнителе («кому расписано»). Ведение базы контактов. Корреспонденты, в основном – органы управления и подведомственные им организации сферы образования, здравоохранения, социального обеспечения, культуры, общественные организации и т.д. В дни, когда нет рассылки с прозвонами (15-20 адресатов) звонки и письма - единичны. Без продаж.
• Помощь в организации волонтёрских мероприятий за пределамии офиса (1 раз в месяц): размещение объявлений о волонтёрских мероприятиях на сайтах Добро.ру и Мосволонтёр, коммуникации с администрацией партнёрских учебных заведений, бронирование помещений коворкинг-центров НКО в ВАО и ЮВАЮ г. Москвы, подготовка помещений, организация питания на месте, взаимодействие с сотрудником склада, учет волонтёрской активности, оформление благодарственных писем и проставление баллов в личные книжки волонтёра на сайте Добро.ру.
• Помощь в организации рабочего процесса в офисе и в онлайне (зум): согласование в Битрикс24 дат и времени рабочих встреч и совещаний штатных и внештатных сотрудников, оповещение участников, для очных встреч – подготовка помещения, организация питания, протоколирование в Битрикс24 и т.д.
• Обеспечение работы небольшого офиса (22 м2, 6 рабочих мест): проведение закупок для обеспечения оперативной работы организации, в т.ч. закупка расходных материалов и инструментов (через интернет с доставкой), оформление документов для оплаты коммунальных услуг и технического обслуживания, контроль за уборкой помещений приходящей уборщицей.
• Опционально, при желании: командировки на 2-3 дня в регионы России и зарубеж в формате Bleisure: совмещение решения деловых задач (помощь в проведении мастер-классов, переговоров и презентаций) и отдыха (осмотр местных достопримечательностей, оздоровительные мероприятия и т.д.).

Схема и условия работы

Июль и август 2025 г. – стажировка с частичной занятостью (см. ниже), оформление по договору ГПХ или договор с самозанятым. По результатам стажировки с сентября возможно оформление в штат с увеличением размера оплаты, и, по согласованию с работником – уточнением графика работы (частичная или полная занятость) и функционала. Возможно сохранение режима договора ГПХ или оформление по трудовому договору.

На время стажировки (июль-август 2025 г.)

• Частичная занятость: неполный рабочий день – средняя загрузка не более 4-5 часов в день, при этом график гибкий, конкретные часы работы определяются производственной необходимостью и согласовываются с руководителем.
• Гибридный (смешанный онлайн-оффлайн) формат, большую часть работы можно делать вне офиса, нет обязательных присутственных часов, «дежурства в офисе», приезд в офис только по необходимости – это один полный день в неделю (общие собрания) и несколько посещений от 1 до 4 часов (встретить эксперта/курьра, распечатать документ/макет, помочь провести встречу и т.д.), поэтому желательно, чтобы дорога до офиса (10 м. пешком от м. Семёновская) занимала не более 30 мин.
• Телефон организации виртуальный, поэтому работать на звонках можно как из офиса, так и со своего мобильного (перераспределение звонков). Все расходы оплачивает работодатель.

Требования к стажерам

• Интерес к эстетическому воспитанию и культурному просвещению детей в традициях отечественной культуры, стремление внести личный вклад в решение социальных проблем детей, оказавшихся в сложных жизненных условиях.
• Грамотность устной и письменной речи.
• Отсутствие страха перед коммуникациями, навыки свободного и конструктивного общения через звонки, эл. почту и мессенджеры.
• Стремление систематизировать, «разложить по полочкам» информацию и дела, умение организовать свою работу и помочь в этом коллегам, способность работать в графике в условиях многозадачности.

Бонусы

• Стажировка будет проходить в социально ориентированном проекте с хорошей репутацией – это не только получение новых практических навыков, рабочих связей и опыта, но и непосредственное участие в решении общественных задач (плюсы к карме!). Проект работает с 2018 года, ТМК получили уже более 80 000 детей в 23 регионах страны.
• Гибридный режим работы и гибкий график.
• Учёт интересов сотрудников с детьми – кроме гибкого графика, это отгулы, помощь и консультации в решении вопросов с образованием, предоставление бесплатных ТМК и проч.
• Для студентов стажировка может быть официально оформлена в вузе как практика. Выдаются документы о прохождении практики/стажировки для вуза или будущего работодателя (характеристика, рекомендательное письмо).
• При успешном выполнении задач выплачиваются денежные премии.
• Оплачивается до 100% затрат на краткосрочные программы, курсы повышения квалификации и тренинги по направлениям, необходимым для работы.
• Участие в становлении нового перспективного направления в медиа и издательской индустрии, включая возможности карьерного роста в растущем проекте.
• Оплачивается специальная профилактическая программа по стоматологии (чистка и обеспечение премиальными инструментами и расходными материалами для ухода за полостью рта) в одной из лучших клиник Москвы.
• По желанию – командировки на 2-3 дня в регионы России и зарубеж в формате Bleisure: совмещение решения деловых задач (помощь в проведении мастер-классов, переговоров и презентаций) и отдыха (осмотр местных достопримечательностей, оздоровительные мероприятия и т.д.).