Секретарь коммерческого отдела (координатор отдела продаж)

На данную вакансию готовы рассматривать амбициозных кандидатов с желанием обучаться и развиваться в направлении коммерческой деятельности.

Возможности: Быть частью сильной команды, рост до коммерческого директора

Нам нужен сотрудник, который хочет зарабатывать и развиваться вместе с компанией!!

Обязанности:

А. Организационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с посетителями организации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Прием, регистрация, обработка и распределение информации (телефонные звонки, почта, корреспонденция, отчеты сотрудников и т.д.) в т.ч. организация отправки и получения отправлений/ корреспонденции

Обеспечение коммуникаций организации

сканирование и регистрация документов;

копирование документов;

прием заявок от клиентов;

работа с электронной почтой;

работа по организации работы сотрудников в офисе

контроль помещений офиса;

В. Документационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с документами

Организация текущего хранения документов

Организация обработки дел для последующего хранения

Делопроизводство: организация, контроль, ведение, регистрация, помощь в создании документов, обработка документации, оцифровка, ксерокопирование и сканирование документов;

Ведение архива и номенклатуры дел.

С. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Предоставление отчетов о проделанной работе.

Подготовка обзоров и справок

Разбор,расшифровка и оцифровка аудио-видио-бумажных записей,

разнесение информации по массивам документов

Ведение протоколов встреч и совещаний.

Выполнение поручений руководителя.

Ведение стенограмм и протоколов совещаний,бесед.

Ассистирование руководителю в ведении соцсетей (запись с голоса текстов для соцсетей, фото и видеосъемка руководителя, публикация.

Помощь в поддержании контактов руководителя с клиентами

через электронные коммуникации

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства в организации

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу сотрудников

Составление и оформление управленческой документации

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

D. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителяя

Е. Рекламная рекламно-имиджевое обеспечение деятельности организации

В том числе модерация и администрирование сайта организации

Помощь в размещении информации на сайтах. Общение через сайт с клиентми и поставщиками.

F. Работа с ЭДО и электронными программами по закупкам

Получение реестров закупок клиентов через программное обеспечение

Ведение реестров вышедших и имеющихся закупок клиентов

Информирование менеджера коммерческого отдела о закупках по его клиентам

Работа с ЭТП (электронной торговой площадкой): регистрация, подача заявок на участие в закупках, запросов на разъяснение, жалоб, участие в процедуре конкурентных способов закупок, помощь в оформлении подписания договоров поставки (контрактов), мониторинг информации

Регистрация заключенных договоров поставок товаров клиентам, контроль сроков и исполнения обязательств по сделкам.

Получение банковских гарантий для сделок(контрактов). Подача заявок на банковские кредиты (помощь директору, от лица организации);

Работа с налоговой инспекцией (получение уставных документов, выписок ЕГРЮЛ, получение ЭЦП организации, перевыпуск ЭЦП)

Требования:

- образование высшее (торговое, экономическое, финансы, менеджмент, библиография, юрисприденция или в области технических /естественных направлений – специалитет или магистратура

- Опыт работы с поставщиками и клиентами от 1 года, знание коммерческого делопроизводства, способность договариваться, выстраивать коммуникации.

- Грамотная речь;
- Знание и навыки делопроизводства;
- Внимательность, умение считать, работать с большим объемом информации;
- Уверенный пользователь ПК, умение работать с оффисной оргтехникой;

- Высокая скорость работы на Пк и техническое образование будут преимуществом
- Умение работать в режиме многозадачности, коммуникабельность и стрессоустойчивость;
- Исполнительность. Ответственность. Организаторские способности;
- Хорошие аналитические способности;
- умение работать в команде. Желание обучаться, развиваться и зарабатывать

Условия:

С нашей стороны мы предлагаем:

минимум бюрократии; использование современных технологий; стабильный оклад (мы готовы обсуждать уровень дохода в зависимости от уровня кандидата, примерные суммы gross указаны в «вилке» вакансии); оформление в соответствии с ТК РФ;

офис рядом с метро Алексеевская; для кандидатов из других городов компенсируем затраты на переезд; печеньки, чай, кофе, фрукты, овощи и прочие вкусняшки;

участие в конференциях и семинарах, внутреннее обучение

Испытательный срок 3 месяца,

Работа в офисе с 09:00 по 18:00, пн.- пт, обед 1 час; Ненормированный график. -

Рабочее место оборудовано компьютером, личным телефоном, необходимой канцелярией. В пользование холодильник, чай, вода. В здании имеется столовая,кафе..Рядом с офисом магазины, кафе.

10 минут до станции метро Алексеевская.
- Дружный коллектив, корпоративные мероприятия;
- Работа в стабильной компании;
- Перспектива профессионального и карьерного роста: тренинги, вебинары, семинары.

Компенсация проезда при решении задач организации.