Помощник руководителя по офису

Архитектурно-дизайнерское бюро, занимающееся строительством и проектированием (сектор класса «люкс» в том числе в РФ и Европе). За этим брендом стоит большая команда увлеченных специалистов, влюбленных в свое дело.Нам в команду нужен специалист- активный и открытый ко всему новому, знающий документооборот, умеющий составлять письма и запросы, влюбленный в порядок, умеющий вести таблицы в Google и Excel, способный находить любую информацию и с энтузиазмом решать нестандартные вопросы.

Чем предстоит заниматься:

• Планирование рабочего времени руководителя, ведение календаря встреч и совещаний.
• Организация встреч и совещаний (онлайн, оффлайн), подготовка материалов к ним. Отслеживание переноса времени встреч, сопровождение телефонных/видео конференций, оформление документации, подготовка презентаций.
• Жизнеобеспечение офиса.
• Встреча гостей (чай/кофе);
• Организация командировок, оформление отчетных документов, представительских расходов, визовая поддержка.
• Координация и распределение телефонных звонков, корреспонденции и посетителей.
• Выезд с руководителями по необходимости на встречи и мероприятия (сопровождение, фото/видео съемка, заполнение отчета о событии)
• Помощь в подготовке мероприятий по социальной направленности (Закупка сувениров и призов, ведение таблиц, написание писем)
• ведение календаря дней рождения внутри компании и партнеров;
• Подготовка подарков для официальных встреч с партнерами
• Сбор информации и подготовка документов, презентаций по распоряжению руководителя;
• Составление протоколов и других документов по итогам встреч и совещаний;
• Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя, переговорных зон;
• Доведение до работников компании распоряжений руководителя в пределах его компетенции;
• Выполнение личных поручений руководителя, family office, travel support (по необходимости).
• Взаимодействие с водителями, курьерами;
• Контроль исполнения поручений руководителя, подготовка отчетов по выполнению.

Вы нам подойдете, если :

• Вы мастерски владеете тайм -менеджментом, умеете грамотно организовать свое время и время руководителя
• Быстро переключаетесь между задачами
• У Вас грамотная устная и письменная речь
• Вы обладаете знаниями делового этикета
• У Вас высокие организаторские способности и коммуникативные навыки
• Вас привлекает высокий темп работы и новизна задач
• Готовы быть на связи практически в режиме 24\7
• Мобильность
• Соблюдаете субординацию, умеете выстраивать благоприятные отношения с коллективом.

Мы предлагаем:

• Работу в дружной команде профессионалов;
• Действительно семейную атмосферу в комфортном офисе;
• Работа в 5 минутах ходьбы от м. Славянский бульвар, в июне планируется переезд в новый офис в 5 минутах ходьбы от м. Аминьевская;
• График работы 5/2 с 10.00 до 19.00, суббота, воскресенье выходной;
• Оформление по ТК