Административный менеджер (Эксплуатация недвижимости)

ООО «СервисМенеджмент» занимается оказанием услуг по эксплуатации частных и корпоративных объектов. Количество наших объектов на данный момент около 20 штук. Обслуживание объектов происходит как своими силами, так и с привлечением подрядчиков.

Мы готовы принять в команду сотрудника, который сможет взять на себя систематизацию и ведение всего важного для нас внутреннего и внешнего документооборота по объектам и в бэк-офисе.

Требования:

• релевантный опыт работы в управляющей компании в сфере эксплуатации недвижимости с сопровождением нескольких проектов одновременно;
• опыт самостоятельного курирования договорной работы подразделения;
• отличное знание Excel, умение работать с ЭДО;
• скрупулезность, умение отстоять и обосновать свою позицию.

Обязанности:

• систематизация бумажного и электронного архивов в офисе, обеспечение и контроль сбора данных, регулирование их доступности для нужд рабочей команды;
• ведение договоров с подрядными организациями, организация контроля исполнения, ведение реестра договоров, базы подрядчиков, контакт листов;
• организация процессов согласования договорных документов с контрагентами: проверка и подготовка договоров по направлению деятельности, заведение в систему Directum RX и т.п., контроль процесса согласования, отслеживание и анализ изменений, внесенных другими участниками процесса согласования;
• планирование, организация работ и постоянный контроль исполнения контрактных обязательств по эксплуатации;
• контроль актуализации ответственными участниками реестров задачи и принятых решений и проектных вопросов к заказчику (ежедневно);
• организация встреч и совещаний, подготовка и согласование итоговых протоколов, осуществление извещения и контроль исполнения решений совещаний;
• выполнение функции «Одно окно» - back office (Взаимодействие с внутренними службами Финансовой и юридической службами), сбор оригиналов документов на подписание, соблюдение процедур согласования по регламентам;
• контроль предоставления Коммерческих предложений и Актов выполненных работ, контроль своевременного согласования между участниками, подписание оригиналов, архивирование;
• организация распечатки всех необходимых материалов для текущих встреч, в том числе, презентационные материалы для Заказчика в офисе;
• сбор оригиналов документов по проектам, распределение по архиву (бумажный/электронный);
• подготовка проектов писем, служебных записок и справок;
• подготовка реестров оплат по объектам.

Условия:

• официальное трудоустройство по ТК РФ + премия по итогам года в размере одного оклада;
• график работы: 5/2 (с 09:00 до 18:00);
• ДМС после прохождения испытательного срока;
• адекватное руководство и объем задач;
• офис: станция метро Выставочная / Деловой центр (башня Империя).

Вакансия новая, уровень ожиданий по зарплате укажите, пожалуйста, в сопроводительном письме.